Par définition, un voyage d’affaires est un voyage qui se déroule dans le cadre professionnel et qui est associé à des objectifs économiques. Que ce soit pour rencontrer de nouveaux prospects ou partenaires, renforcer les relations avec des clients, se déplacer sur un salon pour saisir de nouvelles opportunités de croissance ou encore faire la tournée de ses fournisseurs, le voyage d’affaires doit être organisé avec méthode et rigueur pour faciliter la tâche des collaborateurs(trices) en déplacement et être couronné de succès. Pour y parvenir, voici une série de conseils à suivre pour éviter tous les potentiels points de stress de votre prochain voyage d’affaires.
Rédigez un mémento du déroulé de votre voyage d’affaires
Un voyage d’affaires est synonyme de nombreux déplacements et rendez-vous sur une période concentrée. Pour garder une vision claire et globale du déroulé de votre voyage d’affaires, notez au sein d’un mémo toutes les heures de départ et les heures d’arrivée de tous vos rendez-vous. Cette précaution permet de visualiser vos différentes destinations et d’éviter d’en oublier une, sachant que dans le cadre d’un voyage d’affaires, un rendez-vous manqué par négligence d’organisation peut avoir des effets négatifs sur le développement de votre société.
Rassemblez les pièces justifiant les motifs de votre voyage d’affaires
À l’international, les autorités peuvent à tout moment vous questionner sur les motifs de votre entrée et présence sur le territoire. Dans le cadre d’un voyage d’affaires, pensez à vous munir de tous les documents en mesure de justifier votre présence sur place pour raison professionnelle (documents de votre société, liste des contacts professionnels sur place…).
Numérisez vos papiers d’identité
Perdre ses papiers d’identité durant un voyage d’affaires est un risque qu’il vaut mieux anticiper. La solution, pensez à numériser vos pièces d’identité (carte d’identité, passeport, permis de conduire et à stocker les fichiers dans le cloud de manière à pouvoir y accéder en ligne, de n’importe où et à tout instant.
Organisez vos déplacements sur place avant de partir
Transferts aéroport/hôtel, déplacements en taxis entre les rendez-vous, location de véhicule pour être autonome… Notez à l’avance les adresses de vos rendez-vous en indiquant comment vous comptez vous y rendre et essayez de caler la majorité de vos déplacements, en amont, pour éviter le coup de stress de dernière minute !
Restez connecté en toute circonstance
Impossible d’envisager un voyage d’affaires sans téléphone, ni internet. Prenez vos précautions avant de partir et vérifiez si votre forfait mobile et internet vous permet de communiquer depuis et au sein du pays de destination. Sans vérification préalable, il peut exister des cas où les factures de téléphone mobile s’envolent pour atteindre des centaines d’euros en quelques jours de voyage.
Selon le pays, pensez également à vous procurer un adaptateur de prise électrique pour être certain de pouvoir charger les batteries de vos outils informatiques et de communication.
Pensez à vous reposer pour rester concentré sur vos objectifs
Un voyage d’affaires est ponctué de nombreux rendez-vous aux enjeux importants pour le développement de votre entreprise. Aussi, pour rester au top de votre forme et garder l’esprit clair, il est crucial de savoir se reposer (une petite sieste pendant un trajet par exemple) et aménager des temps morts, sans rendez-vous et sans connexion, pour récupérer et être à 100% de ses facultés physiques et intellectuelles.
Sachez protéger votre santé
Un pépin de santé peut arriver même en voyage d’affaires. Pour faire face à cette situation au mieux, il est conseillé de se munir de la carte européenne d’assurance maladie (à commander sur ameli.fr) pour tout voyage en Europe et de contracter une assurance d’assistance maladie et de rapatriement en cas de voyage d’affaires en dehors de l’Europe. Si vous suivez un traitement médical, pensez à prendre votre ordonnance médicale pour justifier la présence de médicaments dans vos bagages.
Emportez les documents nécessaires à la bonne présentation de votre entreprise
Cartes de visite (traduites dans la langue du pays de destination de votre voyage d’affaires), plaquettes, flyer, présentations powerpoint… Tous ces documents imprimés ou digitaux vont jouer un rôle clé dans vos négociations commerciales. Prenez soin de partir avec des documents de qualité et traduits. Dans certains pays comme les Etats-Unis ou encore en Asie, l’absence d’échanges de cartes de visite peut ruiner un contact professionnel, ce serait dommage d’avoir fait toute cette distance pour ce résultat !
Avant de partir, informez sur votre absence du bureau
Qui dit voyage d’affaires dit absence plus ou moins prolongée du bureau. Pour ne pas être noyé sous les mails à votre retour, paramétrez un mail automatique de réponse informant de votre absence et de votre indisponibilité en annonçant votre date de retour. Si cela est possible, dirigez vos interlocuteurs/trices vers un(e) collaborateurs(trices).
Organiser un voyage d’affaires commence bien avant le départ le jour j ! Plusieurs précautions doivent être prises pour se placer dans la meilleure position pour vivre un voyage d’affaires efficace. Carré Voyages, agence spécialisée dans le voyage d’affaires est à votre écoute pour vous faciliter la tâche et organiser avec soin vos voyages d’affaires en France et à l’international.
