Lors de l’organisation de voyages d’affaires au national ou à l’international, la question peut se poser : « Dois-je faire appel à une agence de voyages d’affaires ? » La réponse est irrémédiablement oui !
Contrairement à l’organisation de voyages de loisirs ou de tourisme qui semble aujourd’hui être à la portée de tout un chacun, organiser des voyages d’affaires ou des déplacements professionnels nécessite un certain nombre de précautions et tout un panel d’expertises pour garantir leur bon déroulement. Gain de temps, conseils, élaboration des offres sur mesure, maîtrise des coûts, gestion optimale de A à Z, assistance en cas de « coups durs », démarches administratives simplifiées …
Fortes de leur connaissance pointue du marché et de leurs relations privilégiées avec de nombreux fournisseurs ( compagnies aériennes, compagnies ferroviaires, compagnies maritimes, compagnies de car, groupes hôteliers, sociétés de location de voitures, taxis, assurance), les agences de voyage d’affaires s’avèrent être un choix judicieux pour viser, à la fois, la qualité et la tranquillité.
Faire appel à une agence de voyages d’affaires pour gagner du temps
Dans de nombreux cas, qui dit « voyages d’affaires et déplacements professionnels » dit « urgences ». Les solutions doivent être trouvées rapidement, répondre précisément aux besoins et s’inscrire dans une enveloppe budgétaire non extensible ! Dans ces situations, qui est le mieux placé pour trouver les meilleures solutions ? Les agences de voyages d’affaires, les assistantes ou secrétaires ou les collaborateurs eux-mêmes ? Bien entendu les assistantes et les collaborateurs/trices peuvent perdre leur temps à faire de leur mieux pour trouver la bonne solution, mais est-ce leur métier ? Est-ce sur cette tâche qu’ils/elles créent de la valeur pour leur société ? Evidemment non ! À l’inverse, grâce à la combinaison d’outils experts et d’un large réseau de fournisseurs, les agences de voyages d’affaires sont en mesure de proposer des solutions adaptées dans des délais très courts… Et pendant ce temps les forces vives de votre entreprise se consacrent à 100% à leurs vraies fonctions.
Bénéficier d’offres sur mesure grâce à l’expertise des agences de voyages d’affaires
Chaque voyage d’affaires ou déplacement professionnel est unique. Les agences de voyage d’affaires ont toutes les cartes en main pour bâtir des offres personnalisées répondant point par point aux demandes spécifiques de chaque voyageur.
Trouver un vol, un train, un hôtel, une location de voiture, une solution de pré et post-acheminement ; respecter un itinéraire et des étapes/escales pré-définies ; proposer différents niveaux de standing et cela pour une personne ou pour un groupe de voyageurs, exigent l’accompagnement d’un professionnel du voyage d’affaires.
Faire face aux risques avec l’appui d’une agence de voyages d’affaires
Organiser un voyage d’affaires ou un déplacement professionnel n’est pas sans risque. Retard, annulations, grève, perte de bagages, il existe mille et un facteurs extérieurs et surtout imprévus en mesure d’impacter négativement le bon déroulement de chaque déplacement. Dans ce type de situations désagréables, l’agence de voyage d’affaires joue pleinement son rôle de support en agissant rapidement pour trouver une solution et porter assistance à ses clients. Une fois la crise traitée, l’agence répond également présent pour gérer les réclamations, obtenir les remboursements et dédommager les clients.
Faciliter la gestion avec une agence de voyages d’affaires
On n’y pense pas toujours mais le volet administratif dans l’organisation de voyages d’affaires ou de déplacements professionnels peut rapidement devenir un vrai casse-tête en terme de suivi et de gestion. De la phase de réservation à la phase de facturation, chaque voyage représente un dossier administratif spécifique et très exhaustif. En confiant la gestion des voyages d’affaires à une agence de voyage, les entreprises reportent cette charge de travail sur leur agent et gagnent en sérénité. Pour citer un exemple concret, l’agence Carré Voyages propose à ses clients un service très apprécié à savoir la facturation de l’ensemble des voyages et des déplacements professionnels en une seule facture chaque fin de mois. Ce dispositif apporte une vraie simplification et un vrai gain de temps dans la gestion comptable des voyages pour les clients.
En résumé, faire l’économie des conseils, de l’expertise et de l’assistance d’une agence de voyages pour organiser les voyages d’affaires et déplacements professionnels n’est sûrement pas un bon calcul. Pour toute entreprise il est préférable d’avoir une approche professionnelle du voyage d’affaires. C’est la meilleure garantie pour bénéficier des meilleurs conseils, des meilleurs prix et du meilleur suivi, et surtout conserver uniquement le plaisir de voyager !
