Organiser un voyage de groupe pour association est toujours une formidable occasion de resserrer ou de nouer des liens entre ses membres.
Mais planifier un séjour associatif ne peut s’improviser, au risque de devenir un casse-tête pour les responsables d’association, vite submergés par les formalités requises.
Que vous décidiez d’organiser vous-même le voyage ou de vous tourner vers une agence spécialisée dans le voyage de groupe en association, les interrogations sont nombreuses :
- L’immatriculation tourisme est-elle obligatoire pour organiser un séjour associatif ?
- Quelles sont les assurances nécessaires pour un voyage de groupe pour association ?
- Quelles informations sur le voyage l’association doit-elle communiquer aux participants ?
- Que doit contenir le contrat de voyage pour un séjour associatif ?
Suivez ce guide pour en savoir plus…
L’immatriculation tourisme, obligatoire pour organiser un voyage de groupe pour association ?
En application de la loi 2009-888 du 24 juillet 2009 relative à la modernisation du tourisme, l’organisation et la vente de voyages et de séjours touristiques requiert une immatriculation au Registre national des opérateurs de voyages ou de séjours.
L’immatriculation au Registre national des opérateurs de voyages ou de séjours
Comme tout opérateur de tourisme, une association a l’obligation légale de s’immatriculer à Atout France si elle perçoit une rémunération relative à l’organisation et à la vente de :
- Voyages et séjours,
- Forfaits touristiques,
- Prestations pendant le voyage (hébergement, restauration, visites, etc.).
Cependant plusieurs exceptions peuvent permettre aux associations d’éviter cette immatriculation exigeante et complexe.
Les différentes dispenses d’immatriculation pour les associations loi 1901
Sont dispensées d’immatriculation tourisme les structures qui :
- Ne proposent des forfaits, des services de voyage ou ne facilitent la conclusion de prestations de voyage qu’à titre exceptionnel (notamment à l’occasion des assemblées générales), dans un but non lucratif et pour un groupe limité de voyageurs. Attention, ces 3 conditions sont cumulatives,
- Sont membres d’une fédération d’associations immatriculée qui s’en porte garante,
- Bénéficient d’un agrément pour organiser des accueils collectifs de mineurs sur le territoire national,
- Assurent exclusivement la vente de bons d’hébergement et de restauration, ou la délivrance de titres de transports terrestres (transport sec).
Enfin, les associations peuvent s’adresser à des voyagistes immatriculés à Atout France comme Carré Voyages pour l’organisation de leurs séjours, à condition de jouer un simple rôle d’intermédiaire sans être rémunérées.
Les assurances nécessaires pour un voyage associatif de groupe
Avant le départ, la structure associative qui organise le séjour ou voyage de groupe a l’obligation d’informer les participants de son niveau de responsabilité en termes d’assurance.
Assurances responsabilité civile de tous les voyageurs et encadrants
Les organisateurs d’un voyage associatif doivent avant tout examiner l’assurance responsabilité civile de l’association pour vérifier qu’elle couvre bien tous les participants et encadrants du séjour.
À défaut, il conviendra de souscrire une garantie complémentaire pour la durée du voyage. Dans ce cas, il est nécessaire de fournir à l’assureur tous les détails relatifs au séjour.
Assurances des véhicules nécessaires au transport du groupe
- Si vous avez prévu d’utiliser le véhicule personnel d’un membre de l’association, vérifiez qu’il est assuré pour ce type d’usage ; à défaut l’association devra souscrire elle-même une garantie,
- Si vous louez un véhicule de plus de 9 places, assurez-vous que le conducteur dispose bien du permis D « transport en commun »,
- Si vous faites appel à un voyagiste, vérifiez que le contrat d’assurance de l’association prévoit sa responsabilité en tant qu’organisatrice du déplacement.
Assurance annulation du séjour associatif organisé par une agence de voyage
Il est tout à fait possible de souscrire une assurance annulation pour le groupe auprès d’une agence de voyage pour association, à condition qu’un certain nombre de participants soit atteint.
Il conviendra de lire attentivement le contrat dans son intégralité, en particulier les conditions d’application de ses clauses (exclusions, franchise des indemnités, etc.).
Communiquer au groupe les informations relatives aux détails du voyage pour association
Avant la signature du contrat de voyage, les associations immatriculées sont tenues, en vertu des articles L 211-8 et L 211-9 du Code du Tourisme, de communiquer aux voyageurs les informations suivantes :
- Coordonnées de l’organisateur (du voyagiste le cas échéant),
- Détails des prestations pendant le séjour : transport, hébergement, restauration, visites,
- Prix et modalités de règlement,
- Conditions d’annulation,
- Niveau de responsabilité de l’association,
- Règles relatives au franchissement des frontières pour un voyage à l’international.
Ces informations précontractuelles engagent l’organisateur.
Ce dernier a l’obligation d’avertir les voyageurs de toute modification éventuelle avant la conclusion du contrat de voyage.
Une association qui décide d’organiser un voyage de groupe doit également se plier aux règles régissant le contenu des documents qu’elle produit.
Association immatriculée en son nom propre
Une association immatriculée en son nom propre doit faire figurer sur son site Web, ses documents contractuels et sa correspondance :
- Sa dénomination,
- Son numéro d’immatriculation,
- Les coordonnées de son garant et de son assureur.
Pour les documents non contractuels et publicitaires, il suffit d’apposer :
- Le nom de l’association,
- Son adresse,
- Son numéro d’immatriculation.
Association membre d’une fédération
Lorsqu’une association est membre d’une fédération, ses documents et son site Web doivent inclure le nom, l’adresse et le numéro d’immatriculation de cette fédération.
Séjour associatif : que doit contenir le contrat de voyage ?
Une structure associative peut organiser un séjour elle-même en proposant ses propres prestations ou se tourner vers un voyagiste spécialisé dans les voyages de groupe pour association.
Dans tous les cas, le contrat de vente de voyages et de séjours doit notamment mentionner :
- Les noms et adresses des parties, du garant et de l’assureur,
- La destination et un calendrier précis du séjour,
- La description des prestations fournies (transport, hébergement, restauration, activités),
- La tarification accompagnée le cas échéant des conditions de modification du prix,
- Les modalités de paiement,
- Les conditions d’annulation ou de cession du contrat de voyage.
Préparer un voyage de groupe pour association en résumé !
L’organisation d’un voyage associatif réussi ne s’improvise pas.
Les responsables d’associations doivent soigneusement étudier les solutions qui s’offrent à elles pour proposer, dans le respect des lois, un voyage ou séjour associatif présentant toutes les garanties.
Depuis 30 ans, l’agence Carré Voyages met ses compétences au service des comités sociaux économiques, des clubs sportifs, des associations… afin d’émettre des billets d’avion ou de train, mais également de proposer des voyages en groupe et des déplacements professionnels. N’hésitez pas à nous contacter au 01 56 03 95 00 ou directement sur notre site pour tout renseignement.
