Vous êtes chargé d’organiser des voyages en groupe pour le compte de votre entreprise, d’une association ou d’un club sportif ? Vous souhaitez tout simplement passer vos prochaines vacances avec vos amis ou votre famille sans pour autant gérer la recherche des hébergements et des transports ? Faire appel à un spécialiste du voyage s’avère intéressant pour faciliter la préparation de ce type de séjour. Voici quelques conseils pour bien choisir une agence de voyage en groupe et programmer ou proposer ainsi des vacances qui séduisent les participants.
Définir son projet de séjour en groupe
Avant de vous lancer dans la recherche d’une agence de voyage en groupe, pensez à bien définir vos envies et vos besoins. Quelle catégorie d’hébergement correspond à vos attentes ? Souhaitez-vous organiser un circuit touristique à l’étranger ou proposer des vacances en hôtel club ? Avez-vous des préférences concernant les transports ou la destination ? Les réponses à ces questions vous permettront de présenter plus précisément votre projet à vos interlocuteurs et faciliteront vos échanges. Les agents de voyage contactés pourront ainsi mieux cibler le type de séjour que vous recherchez et adapter leurs suggestions pour vous satisfaire.
Prendre connaissance des avis sur les agences de voyage
Afin de sélectionner un prestataire efficace pour les voyages en groupe, consultez les avis des internautes (sur les réseaux sociaux, les sites des agences, les forums spécialisés, etc.). Vous pourrez recueillir des informations sur la qualité des services offerts par les agences que vous souhaitez solliciter et connaître le ressenti des clients sur l’organisation de leur séjour. De plus, interrogez vos amis ou votre famille dans le but d’obtenir des recommandations. Le bouche-à-oreille vous permettra de cibler des agences qui ont fait leurs preuves et éventuellement d’écarter les professionnels du voyage qui n’ont pas été à la hauteur. Demandez également aux agences retenues quelques exemples de séjours ou circuits déjà préparés par leurs soins, pour avoir une idée des prestations proposées.
Prendre en compte la facilité de communication pour choisir une agence de voyage en groupe
Dans le cadre de la préparation de vos vacances en groupe ou de l’organisation de voyages pour votre comité social économique (qui remplace le comité d’entreprise), vous serez amenés à échanger à plusieurs reprises avec votre agence. Que vous recherchiez un séjour en club de vacances ou un circuit au bout du monde, la facilité de contact avec votre interlocuteur ainsi que sa réactivité sont des éléments essentiels pour élaborer efficacement votre projet. Vérifiez par quels moyens vous pourrez joindre le prestataire (téléphone, email, messagerie instantanée, etc.). N’hésitez pas également à vous renseigner sur la possibilité d’avoir un interlocuteur dédié pour suivre votre dossier et vous accompagner dans la préparation du voyage.
Comparer les devis des agences de voyage en groupe
Avant de choisir une agence de voyage en groupe, n’hésitez pas à consulter plusieurs prestataires. Vous disposerez ainsi d’éléments de comparaison concernant les tarifs, mais également les services proposés. Prenez bien en compte toutes les données afin d’éviter les mauvaises surprises. Les transferts depuis l’aéroport sont-ils inclus ? Quelles excursions ou activités sont comprises dans le devis ? Quelles sont les prestations hôtelières des établissements sélectionnés ? Voici quelques informations à considérer dans les différentes offres. Pensez à demander des précisions supplémentaires à vos interlocuteurs pour vous assurer que les services prévus correspondent à vos attentes.
Vérifier les agréments de l’agence de voyages
L’immatriculation auprès d’Atout France (Agence de développement touristique de la France) est nécessaire notamment pour les opérateurs établis en France qui souhaitent par exemple organiser ou vendre des séjours. Afin d’obtenir cette immatriculation, il faut disposer d’une garantie financière et d’une responsabilité civile.
La garantie financière est prévue pour apporter une protection aux clients en cas de défaillance de leur agence de voyages. Elle peut par exemple être sollicitée si l’entreprise fait faillite.
L’agence Carré Voyages, immatriculée auprès d’Atout France, bénéficie également de la licence IATA et de l’agrément SCNF. Elle peut ainsi émettre des billets d’avion et délivrer des billets de train pour circuler sur le réseau SNCF et emprunter des trains comme l’Eurostar, le Thalys, etc.
Bien étudier les conditions d’annulation et de modification proposées par l’agence de voyages
Dans le cadre de l’organisation d’un voyage en groupe, les imprévus peuvent être nombreux. Vous serez peut-être amenés à reporter le séjour à une nouvelle date ou par exemple à annuler la participation d’un des voyageurs. Pensez donc à bien vérifier les conditions d’annulation et de modification prévues par les agences de voyages en groupe consultées. De plus, renseignez-vous sur les assurances disponibles afin de pouvoir sélectionner la formule la plus adaptée à vos besoins.
Depuis 30 ans, l’agence Carré Voyages met ses compétences au service des comités sociaux économiques, des clubs sportifs, des associations… afin d’émettre des billets d’avion ou de train, mais également de proposer des voyages en groupe et des déplacements professionnels. N’hésitez pas à nous contacter au 01 56 03 95 00 ou directement sur notre site pour tout renseignement.
