La date de votre premier séjour pédagogique approche à grand pas. Vous êtes enthousiaste mais préoccupé car vos bagages ne sont pas encore prêts.
Une question vous taraude : que faut-il emporter pour un voyage scolaire réussi ?
Grâce à notre guide, préparer un voyage éducatif n’a jamais été aussi simple !
> Quels documents administratifs l’enseignant doit-il absolument emporter en voyage scolaire ?
> Comment constituer un dossier de voyage complet pour votre séjour pédagogique ?
> Quels sont les accessoires indispensables à mettre dans votre valise ?
Professeurs des écoles et enseignants du secondaire, on répond à toutes vos questions !
Les documents administratifs incontournables à emporter en
voyage scolaire
Avoir en votre possession l’ensemble des documents administratifs nécessaires le jour j est la condition sine qua non pour partir sereinement en voyage scolaire. Pensez à scanner les documents les plus importants comme vos papiers d’identité. Par précaution, vous pouvez en plus les transférer sur votre smartphone.
Documents administratifs à emporter en voyage scolaire en France :
> Votre carte nationale d’identité ou votre passeport : vérifier la date limite de validité pour éviter les mauvaises surprises. Demandez à vos élèves ou à leurs parents de faire de même.
> Votre carte vitale et votre carte de mutuelle.
> Les photocopies des cartes d’identité des élèves et des adultes accompagnateurs.
> Les lettres d’autorisation parentale pour une sortie ou un voyage scolaire.
> Les photocopies des attestations d’assurance scolaire de vos élèves.
> Une photocopie des Projets d’Accueil Individualisés (PAI) des élèves concernés : vous devez impérativement prendre connaissance de ces documents et porter une attention particulière aux allergies signalées.
Ne pas oublier non plus la régie d’avance, à récupérer au service de gestion auprès de l’agent comptable de l’établissement.
Documents administratifs supplémentaires pour un voyage scolaire à l’étranger :
> Les Autorisations de Sortie du Territoire (AST) des élèves : pour être valides, les AST doivent être réalisées à partir du formulaire CERFA dédié et accompagnées d’une photocopie de la pièce d’identité du tuteur légal. Si les noms de famille du tuteur légal et de l’élève sont différents, une copie du livret de famille est nécessaire.
> Les visas de court séjour pour rejoindre votre destination avec vos élèves : si vous partez en voyage scolaire dans l’Espace Economique Européen (EEE) ou en Suisse, aucun visa n’est exigé. De même pour un séjour linguistique au Royaume-Uni, sachez que vous pouvez visiter librement le Grande-Bretagne avec votre classe (voyage touristique inférieur à 6 mois).
Rendez-vous sur le site du ministère des Affaires étrangères pour connaître les conditions d’entrée de chaque pays.
> Votre Carte Européenne d’Assurance Maladie (CEAM) : valable dans l’EEE et en Suisse, pensez à la demander gratuitement auprès de votre organisme d’Assurance Maladie 15 jours au moins avant le départ. Les élèves aussi doivent en détenir une pour bénéficier d’une prise en charge de leurs frais de santé en voyage scolaire.
> Les justificatifs liés à la situation sanitaire (Covid-19) : vous trouverez les exigences de chaque pays en matière d’attestations à cette adresse.
Un dossier de voyage complet pour un bon déroulé du séjour
Une préparation soigneuse et méthodique de votre voyage scolaire permettra de gagner du temps sur place et d’être réactif en cas d’imprévus. Le dossier de voyage doit contenir tous les supports nécessaires aux encadrants pour assurer la logistique sur place.
> L’ensemble des réservations du voyage scolaire : billets de train, d’avion, de bus ou de bateau, hébergements, activités et visites.
> Un planning détaillé de votre séjour pédagogique : doivent y figurer toutes les étapes du voyage scolaire avec le programme d’activité de chaque journée, les cartes des lieux visités, les horaires d’ouverture et de fermeture des sites d’intérêt, et les détails relatifs au transport, à la restauration et à l’hébergement du groupe. Transmettre votre itinéraire au chauffeur du bus le cas échéant. Pour les trajets impliquant un placement numéroté, n’oubliez pas d’inclure un schéma qui facilitera l’installation des élèves et des accompagnants.
> La liste des personnes à contacter en cas d’urgence avec leurs coordonnées : pensez aussi à ajouter le numéro de votre établissement et du chauffeur de bus le cas échéant, ainsi que les coordonnées de l’ambassade de France ou du consulat pour un voyage scolaire à l’étranger.
> La liste d’appel et un trombinoscope des élèves : à distribuer aux professeurs encadrants et autres adultes accompagnateurs.
> Un récapitulatif des familles d’accueil : coordonnées complètes, noms des élèves hébergés lors des séjours linguistiques en immersion.
Les accessoires indispensables à emporter en voyage scolaire
Retrouvez notre check-list de l’enseignant encadrant pour préparer vos valises en toute sérénité !
> Une trousse de secours préparée de concert avec le médecin ou l’infirmière scolaire : elle contient obligatoirement un rappel des conduites à tenir en cas d’urgence et un kit de premiers soins : antiseptique, compresses et pansements stériles, matériel nécessaire pour réaliser un bandage.
Le cas échéant, la trousse doit aussi inclure les traitements (avec ordonnances) nécessaires aux élèves qui bénéficient d’un PAI.
> Des étiquettes pour vos bagages et ceux de vos élèves.
> Une boîte de masques chirurgicaux : selon votre destination, le port du masque peut encore être obligatoire dans certains lieux.
> Des sacs plastiques : indispensables si certains élèves ont le mal des transports.
> Un guide de voyage : très pratique au moment d’élaborer un itinéraire pertinent pour les élèves au regard du projet pédagogique. Emporter un guide touristique à jour pendant votre voyage scolaire vous permettra de faire face à toute modification de l’itinéraire initial : fermeture exceptionnelle d’un lieu touristique, météo rendant une visite impossible… grâce à ce livre vous trouverez facilement une activité alternative en cas d’imprévus.
> Un équipement adapté à la destination et aux activités sur place : consultez au préalable les courbes de température et de pluviométrie annuelles ainsi que les prévisions météorologiques pour la durée du séjour.
> Une boussole : à emporter en voyage scolaire en fonction des activités prévues.
> Votre trousse de toilette : petit rappel pour les voyages en avion, les produits liquides excédant 100 ml sont interdits dans les bagages cabine. Rappelez cette règle aux élèves et à leurs parents suffisamment en avance pour ne pas ralentir le passage aux contrôles de sécurité de l’aéroport.
> Le nécessaire pour recharger les téléphones : câbles de recharge, batterie portable et adaptateur universel pour les prises électriques selon votre destination.
